W odpowiedzi na powyższe, warto przypomnieć, iż w wyniku nowelizacji ustawy o VAT (wprowadzonej ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598)) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych z zastosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur miał zacząć dotyczyć:
- od 1 lipca 2024 roku podatników czynnych;
- od 1 stycznia 2025 roku pozostałych podatników zwolnionych z VAT.
Co jednak kluczowe, na dzień dzisiejszy wiadomo, że decyzją Ministerstwa Finansów , obowiązkowy Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony w życie w roku 2024. Dokładna data jego wprowadzenia nie jest na ten moment znana, wiadomo natomiast, że będzie to jedna data podatników czynnych oraz zwolnionych z VAT.
Jest natomiast ważne, że w momencie wejście w życie KSeF, wystawione w nim faktury ustrukturyzowane nie będą mogły zaginąć, czy też ulec zniszczeniu, ponieważ nabywca będzie miał do nich dostęp w każdym momencie (poprzez zalogowanie do KSeF i ponowne pobranie).
Jeśli chodzi o nabywcę zagranicznego (w rozumieniu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), to zgodnie ze znowelizowanym art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, jeśli faktura ustrukturyzowana będzie mu udostępniona w sposób inny, niż za pomocą KSeF, to w przypadku jej zaginięcia bądź zniszczenia, na wniosek nabywcy, podatnik będzie musiał taką fakturę ponownie przekazać.
Podobna sytuacja będzie mieć miejsce, jeśli podatnik wystawi fakturę w postaci elektronicznej (zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT) podczas awarii bądź niedostępności KSeF oraz w sytuacji, gdy podatnik nie będzie posiadał możliwości wystawienia e-faktury z powodu innego, niż awaria KSeF. Co istotne, podczas ponownego udostępnienia faktury, podatnik będzie miał obowiązek oznaczyć fakturę kodem, który umożliwi dostęp do niej w systemie KSeF oraz umożliwi zweryfikowanie danych widniejących na tej fakturze.
Taka wystawiona ponownie faktura będzie musiała posiadać datę wystawienia, będzie mogła zawierać w sobie wyraz "DUPLIKAT".
Ad 3. Kolejna seria częstych pytań od przedsiębiorców dotyczy momentu odliczenia VAT pochodzącego z duplikatu faktury zakupowej. W szczególności podnoszona jest sytuacja, w której pierwotna faktura w ogóle do firmy nie dotarła- w związku z powyższym VAT z tejże faktury nie został wcześniej odliczony. Następnie przedsiębiorca wystąpił do sprzedawcy o jej duplikat.
Podatnicy VAT w takich sytuacjach pytają, czy otrzymany duplikat mogą rozliczyć w bieżącym okresie, tzn. w dacie otrzymania duplikatu. Aby prawidłowo odpowiedzieć na powyższe pytanie, warto przytoczyć kilka fragmentów ustawy o VAT.
Po pierwsze, prawo do odliczenia VAT przysługuje zasadniczo na podstawie faktury, a jej duplikat jest traktowany na równi z fakturą pierwotną. Na mocy art. 106l ustawy o VAT, gdy oryginalna faktura zaginie bądź zostanie zniszczona, podatnik (czy też osoba przez niego upoważniona do wystawiania faktur), zwykle na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi będącymi w posiadaniu sprzedawcy, wystawia jej duplikat.
Jeśli chodzi o terminy rozliczenia faktur (na podstawie art. 86 ustawy o VAT), to prawo do odliczenia VAT pojawia się w momencie, w którym u sprzedającego powstał z tejże transakcji obowiązek podatkowy. Nie może to jednak być wcześniej, niż w momencie, w którym nastąpiło dostarczenie nabywcy faktury potwierdzającej zakup. Dodatkowo, w przypadku nie dokonania odliczenia VAT w powyżej opisanym terminie, podatnicy mogą tego dokonać w deklaracji podatkowej:
- za jeden z 3 następujących okresów rozliczeniowych (przy miesięcznym rozliczaniu VAT);
- za jeden z 2 następujących okresów rozliczeniowych (przy kwartalnym rozliczaniu VAT).
Terminy te z zasady dotyczą również duplikatów faktur. Natomiast kluczowe jest tu to, czy faktura pierwotna dotarła do nabywcy i dopiero potem zaginęła, czy wcale do niego nie dotarła. Jeśli bowiem nabywca otrzymał fakturę oryginalną, odliczył z niej VAT i dopiero potem faktura zaginęła, jej duplikat jest jedynie potwierdzeniem, że podatnik miał prawo takiego odliczenia dokonać.
Natomiast w sytuacji, gdy faktura pierwotna w ogóle wcześniej do nabywcy nie dotarła, to właśnie do duplikatu należy podchodzić jak do oryginału faktury i działać zgodnie z tym podejściem- tzn. odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano duplikat (bądź, jak wspomniano wyżej, w rozliczeniu za jeden z 2 (przy miesięcznym rozliczaniu VAT) lub 3 (przy kwartalnym rozliczaniu VAT) kolejnych okresów rozliczeniowych).
Podsumowując, przypadki zaginięcia bądź zniszczenia faktur to sytuacje pojawiające się regularnie w rzeczywistości biznesowej. W takich momentach warto wiedzieć, jak pozyskać oraz rozliczyć duplikaty faktur oryginalnych. Wybierając naszą
księgowość Ursynów i korzystając z naszych usług księgowych, zawsze w takich sytuacjach będą mogli Państwo liczyć na wsparcie i pomoc profesjonalistów w tym temacie.
